O saldo do cartão de transporte precisa estar sempre compatível com o gasto mensal do colaborador. Isso é muito importante para ambos os lados, mas na prática isso nem sempre acontece todos os meses.

Agora, de quem é a culpa quando esse saldo acumula? O que a empresa pode fazer para evitar esse excesso? O colaborador tem direito de usar o saldo livremente? O que a lei diz sobre o assunto?

Como funciona na prática?

A gestão de saldo no vale-transporte está diretamente relacionada a um conjunto de práticas que o setor de RH deve realizar para aprimorar as recargas mensais do benefício. Ela proporciona economia tanto para a empresa quanto para os colaboradores e ainda evita ‘confisco’ do saldo, tais como temos vistos em São Luís.

Como chegamos até aqui?

Há muitos anos, o que vigorava em todo o País era o vale-transporte em papel. Todos os meses, as empresas tinham que adquirir várias cartelas deles para distribuir aos seus funcionários.

Além de ser um processo muito mais trabalhoso, ele acabou se tornando uma moeda valiosa no mercado paralelo, fazendo com que muitas pessoas aderissem ao benefício sem necessidade, apenas para revendê-lo.

Com a chegada da tecnologia, os cartões foram adotados em substituição ao vale em papel, e isso dificultou a vida dos comerciantes ilegais — pelo menos no início. Contudo, gerou um novo problema: o acúmulo de saldo, que acaba perdendo a validade indo parar nos cofres do consórcio de empresas de ônibus.

O que causa acúmulo de saldo?

O acúmulo nos cartões acontece por duas razões principais:

Os colaboradores fazem o pedido e o uso incorretos;

O setor de RH realiza as recargas sem fazer uma análise mais aprofundada da real demonstram necessidade.

Juntos, esses problemas motivam uma deficiência na gestão do benefício. Por isso, é essencial geri-lo de forma mais inteligente. O controle do saldo e a orientação correta aos funcionários geram uma redução imediata nos gastos e evita os confiscos junto aos consórcios das viações.

E os valores não utilizados?

Um dos pontos centrais para essa economia é ficar atento à validade dos créditos. Apesar de o vale-transporte ser concedido por uma legislação federal, quem regula o funcionamento das empresas de transporte público é o município ou o estado.

Em algumas cidades, como São Luís, os créditos expiram em doze meses depois de creditados, dependendo da linha de ônibus e do método de aquisição. E o que acontece quando os créditos expiram?

Na maioria dos casos, eles são retirados do cartão do passageiro e são depositados no Fundo de Transporte, que faz o repasse aos cofres do consórcio de empresas de ônibus, visando a possibilidade do equilíbrio do sistema.

O que diz a legislação?

Entre os benefícios trabalhistas que podem ser oferecidos aos funcionários, é preciso ficar atento aos de natureza obrigatória. É o caso, por exemplo, do vale-transporte. Previsto pela Lei Federal nº 7.418/85, esse auxílio garante a locomoção do empregado, com um desconto máximo de 6% no salário-base.

Mas, apesar de a regulamentação ser bem específica com relação aos valores disponibilizados, ainda é possível gerar economia se houver um gerenciamento inteligente do benefício. Afinal, a lei não obriga os empregadores a acumular saldos, mas sim a prover o suficiente para que o colaborador possa se deslocar de sua residência até o local de trabalho.

Quem tem direito ao vale-transporte?

De acordo com o diploma legal, qualquer pessoa que esteja contratada pela empresa sob o regime CLT tem direito ao Vale-Transporte quando requisitado. Caso ela não solicite, esse pagamento não é obrigatório, uma vez que pode acontecer de a pessoa colaboradora residir próxima ao negócio.

No entanto, é preciso estar atento a alguns casos que anulam a necessidade de oferecer o vale, mesmo quando houver essa necessidade pela distância. São eles:

Se a empresa oferecer algum tipo de transporte para o colaborador, consequentemente não precisa fazer o pagamento do vale, uma vez que já está disponibilizando uma alternativa para esse deslocamento;

Se a empresa contratar estagiários que estão sob o regime de estágio obrigatório. De acordo com a nossa legislação, quando o estagiário for obrigado a realizar esse tipo de trabalho, o pagamento do vale-transporte passa a ser facultativo.

Existe desconto no pagamento do vale?

Novamente, de acordo com a nossa legislação, a empresa que optar pelo pagamento do vale-transporte pode realizar um desconto de 6% na folha de pagamento em cima do salário fixo.

Segundo a CLT, “O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico.”

Porém, um ponto a ser levado em consideração é que o desconto só pode ser realizado em cima do trabalho fixo. Ou seja, se o colaborador recebe algum tipo de comissão ou conta com uma renda variável além do seu fixo, não entra no cálculo.

Como o vale-transporte pode ser pago?

É essencial que a empresa disponibilize uma forma de oferecer o vale-transporte que não seja em dinheiro. Mesmo para casos em que houver a permissão de acordo com sindicatos ou com convenções coletivas, é indicado que ofereça em cartões ou em outros meios.

Como fazer para o saldo não acumular?

A administração inteligente do saldo no vale-transporte auxilia a redução de custos, evita o acúmulo e as consequentes perdas para a os consórcios das viações. Para isso, é importante ter atenção aos pontos que detalharemos a seguir.

Controle de saldos e prazos de validade

O erro mais comum — e também o mais prejudicial — que os setores de RH cometem na gestão do vale-transporte é não ter um controle preciso dos saldos dos cartões vigentes. Essa informação é crucial para evitar a recarga desnecessária naqueles que já têm os valores suficientes para que os colaboradores os utilizem até o próximo mês.

Além disso, sabendo quais são as unidades que estão com créditos prestes a vencer, é possível tomar as providências cabíveis para evitar que os valores retornem para as empresas de transporte, deixando trabalhador e empresa no prejuízo.

Calcule os valores de recarga

Outra prática muito comum e prejudicial à gestão de saldo no vale-transporte é a falta de validação das rotas dos colaboradores. Roteirizar o melhor trajeto é um procedimento legal que ajuda na redução de custos, visto que ele determina os caminhos mais baratos e com menos baldeações.

Além de verificar os valores de cada rota, o RH precisa estar atento aos saldos acumulados que citamos no tópico anterior. A roteirização indica o valor mínimo que o cartão deve ter para atender à legislação, portanto, a recarga deve ser limitada à complementação do saldo até esse montante. Isso pode significar, até mesmo, alguns meses sem recarga em algumas unidades.

Isso só reforça a complexidade da realização desses cálculos em mecanismos manuais e reforça o uso de sistemas de gestão como a estratégia mais acertada para o controle desse benefício.

Ferramentas ajudam no controle

A Audaz Tecnologia, empresa com sede em Nova Lima – MG, desenvolveu ferramentas tecnológicas para uma administração inteligente do saldo no vale-transporte visando auxiliar a redução de custos e evitar o acúmulo e as consequentes perdas para os empregadores. Clique aqui e saiba mais

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